Inteligentní zpracování dokumentů
AI vytěžování dokumentů (Intelligent Document Processing, IDP) je automatické získání strukturovaných údajů z PDF, skenů, fotografií, e-mailů a tabulek. Na rozdíl od OCR AI chápe význam údajů, zkontroluje je a předá do ERP, CRM nebo účetnictví.
Faktury, objednávky, dodací listy, smlouvy, e-maily i technické dokumenty převedeme na použitelná data. AI najde potřebné údaje, systém je ověří a připraví další krok ve vašem ERP, CRM nebo účetnictví.
Definice
Prosté OCR převede obrázek na text. AI vytěžování jde dál: určí, co který údaj znamená, jak spolu souvisí položky a které informace má systém předat dál. Výsledkem není přepsaný text, ale připravený záznam ke kontrole.
Dokument přijde e-mailem, z formuláře, ze sdíleného úložiště nebo jako PDF, sken či fotografie.
AI vybere pole, řádky, termíny, kontakty, částky nebo povinnosti a označí nejistá místa.
Po kontrole systém založí záznam, připraví úkol či schválení, nebo data exportuje.
16 oblastí využití
Od účetních dokladů po výrobu, logistiku, HR, servis a smlouvy. Jde o příklady realizovatelných scénářů; co přesně se nasadí, určíme podle vašich dokumentů a cílového systému.
Od souboru k akci
PDF, sken, e-mail, fotografie, soubor nebo API.
Rozpoznání typu dokumentu a volba pravidel.
Hlavička, položky, tabulky a termíny.
Součty, duplicity, číselníky a nejistá pole.
Schválení a zápis do ERP, CRM, DMS nebo účetnictví.
Příklad: Zákazník pošle objednávku v PDF. AI vytěží položky a termín, systém porovná sklad, ceny a otevřené zakázky, odpovědný člověk návrh schválí a ERP založí objednávku.
Přínos
Údaje se už nepřepisují z e-mailů do tabulek a z tabulek do systémů.
Pravidla, odkaz na zdrojový dokument a schvalovací krok odhalí nesrovnalosti dřív, než se propíšou dál.
Z poptávky vznikne příležitost, z dodacího listu návrh příjemky, ze smlouvy hlídaný termín.
Úsporu času a přesnost neslibujeme paušálně. Měříme je v pilotu na vašich skutečných dokladech.
Víc než OCR
Rozpozná objednávku, poptávku, reklamaci nebo požadavek na podporu.
Sjednotí ceníky dodavatelů, objednávky, výrobní data a inventury.
Přečte typové štítky, sériová čísla, evidenční štítky a stavy měřidel.
Najde slíbené úkoly, obchodní potřeby a problémy zákazníků v autorizovaných přepisech.
Vyhledá termíny, cenová ujednání a povinnosti s odkazem na místo v dokumentu.
Strukturuje parametry, servisní intervaly, materiálové certifikáty a kontrolní zprávy.
Konkrétní scénáře
| Dokument | Typická pole | Navazující akce |
|---|---|---|
| Faktura | Dodavatel, IČO, DPH, položky, splatnost | Kontrola a export do účetnictví |
| Objednávka | Odběratel, kód zboží, množství, cena, termín | Návrh objednávky v ERP |
| Dodací list | Produkt, šarže, množství, datum dodání | Návrh příjemky a kontrola rozdílů |
| Smlouva | Strany, závazky, sankce, konec platnosti | Evidence a hlídání termínů |
| Servisní protokol | Zařízení, práce, materiál, podpis | Aktualizace zakázky a fakturace |
| Poptávka v e-mailu | Kontakt, produkt, požadavek, termín | Příležitost v CRM a úkol obchodníkovi |
| Výkaz práce | Osoba, projekt, hodiny, činnost | Schválení práce a podklady k fakturaci |
Bezpečnost
U každého scénáře posoudíme citlivost dokumentů, přístupová práva, účel, dobu uchování a infrastrukturu. Podle možností navrhneme oddělené nebo lokální zpracování, nebo přesně vymezené napojení na externího poskytovatele. Řešíme rozsah předávaných údajů, logování, role, smluvní podmínky a dohled člověka.
U některých úloh jde nepotřebné údaje před zpracováním odstranit nebo zamaskovat. U účetních a smluvních dokladů je ale identita stran, částka nebo číslo účtu samotným cílem vytěžení. Řešení proto volíme podle skutečného účelu, ne podle plošného slibu.
Pro koho
Nejvíc přinese tam, kde se opakuje velký objem podobných dokumentů a je jasné, do kterého systému mají data dojít: obchod a distribuce, výroba, servisní firmy, e-shopy, stavebnictví, účetní kanceláře, správa nemovitostí i firmy s rozsáhlou smluvní a e-mailovou agendou.
Objednávky, dodací listy, faktury, ceníky a sklad.
Zakázky, revize, servisní listy, výkazy práce, šarže a kvalita.
Smlouvy, HR, podpora, poptávky, e-maily a účetní podklady.
Nasazení
Samostatné vytěžování faktur má zveřejněnou cenu i parametry na stránce Vytěžování faktur. Objednávky, smlouvy, servisní listy a složitější workflow oceníme podle počtu typů dokumentů, kontrol, objemu a napojení.
Navazující řešení
Tato stránka je rozcestník. U konkrétních typů dokumentů najdete podrobnosti na samostatných stránkách.
Přijaté faktury z PDF, skenů a e-mailů do účetnictví.
Poptávky z e-mailů a formulářů rovnou do CRM.
Změny objednávek napsané běžnou řečí.
Třídění firemní pošty a návrh dalšího kroku.
Katalogy a ceníky dodavatelů do produktových karet.
Životopisy a kandidáti bez ručního přepisování.
AI asistent nad firemní dokumentací.
Objednávky, dodací listy, servisní protokoly a smlouvy rovnou do modulů AutoERP.
AI vytěžování dokumentů do ERP na AutoERP.czPřímé odpovědi
Automatické získání potřebných údajů z PDF, skenů, fotografií, e-mailů, tabulek a textových dokumentů. Výsledkem jsou strukturovaná data, která lze zkontrolovat a použít v ERP, CRM nebo jiném systému.
OCR převádí obraz textu na znaky. AI vytěžování navíc chápe kontext: ke které položce patří cena, které datum je splatnost a co popisuje která tabulka.
Ano. Například objednávky, dodací listy, smlouvy, servisní protokoly, cenové nabídky, přihlášky, výkazy práce, bankovní výpisy, technické listy nebo e-maily zákazníků.
U vytěžování faktur ano, tyto vstupy jsou podporované. U ostatních scénářů ověříme konkrétní formáty, kvalitu dokumentů a napojení při návrhu řešení.
Čitelný rukopis často ano, přesnost ale závisí na kvalitě záznamu a typu dokumentu. Proto ji ověřujeme v pilotu a nejistá pole posíláme ke kontrole.
Kombinací pravidel, matematických a formátových kontrol, porovnání s číselníky a referenčními daty, zobrazení originálu vedle výsledku a schválení člověkem. Přesnost měříme na konkrétní sadě vašich dokumentů.
Ano, po navržení a nastavení napojení. Doporučujeme začít v režimu návrhu se schvalováním a teprve potom nechat systém samostatně provádět kroky s nízkým rizikem.
Ano, s napojením a exporty počítáme od začátku. Konkrétní propojení s AutoERP, jiným ERP nebo účetnictvím závisí na jeho API, oprávněních, datovém modelu a dohodnutém rozsahu.
Ne nutně. Architekturu navrhneme podle požadavků organizace, včetně lokálního nebo odděleného zpracování, pokud to zvolená technologie umožňuje. Neslibujeme ale, že každé nasazení funguje bez externích služeb AI.
Přístup, který před zpracováním minimalizuje nebo chrání předávaná data. Nelze ale odstranit údaje, které jsou cílem vytěžení: účetní doklad potřebuje strany, částky a položky.
Vytěžování faktur má zveřejněnou cenu a délku nasazení na stránce Vytěžování faktur. Ostatní dokumentové procesy oceníme podle počtu typů dokumentů, kontrol, objemu a napojení.
Vyberte jeden opakující se proces, připravte reprezentativní sadu dokumentů (anonymizovanou nebo bezpečně předanou), určete potřebná pole, změřte chybovost a teprve potom automatizujte navazující kroky.
Apertia.ai · Automatizace firemních dokumentů
Ukažte nám jeden konkrétní proces: faktury, objednávky, servisní protokoly, smlouvy nebo příchozí e-maily. Navrhneme, co lze vytěžit, jak se údaje zkontrolují a kam se bezpečně předají.
Funkce nad rámec standardních produktů popisujeme jako možné scénáře individuální implementace. Jejich proveditelnost ověříme při konzultaci.
