Všechny dokumenty na jednom místě
Centralizujte, organizujte a chraňte své firemní dokumenty.
Smlouvy, faktury, objednávky a další dokumenty bezpečně uložené, verzované a snadno dostupné. DMS propojený s vaším ERP systémem.
Měřitelné výsledky
Chaotická správa dokumentů stojí čas i peníze
Dokumenty rozptýlené v e-mailech, na discích a v šanonech. Zaměstnanci tráví hodiny hledáním správné verze a důležité dokumenty se ztrácejí.
Typické problémy:
- Dokumenty rozptýlené na více místech bez jednotné struktury
- Práce s neaktuálními verzemi dokumentů
- Časově náročné vyhledávání správných dokumentů
- Chybějící přístupová práva a bezpečnostní kontroly
- Nesplnění legislativních požadavků na archivaci
- Ztráta dokumentů při odchodu zaměstnanců
Důsledky:
- Ztráta produktivity kvůli hledání dokumentů
- Právní rizika z práce s neaktuálními dokumenty
- Únik citlivých informací bez řízení přístupu
- Problémy při auditu a kontrolách
- Vysoké náklady na fyzickou archivaci
Kompletní systém pro správu dokumentů
Nabízíme DMS řešení pro centralizované ukládání, verzování, vyhledávání a sdílení dokumentů. Plná integrace s ERP, schvalovací procesy a bezpečná archivace.
AutoERP DMS
Modul pro správu dokumentů v rámci AutoERP. Centrální úložiště, verzování, fulltextové vyhledávání a integrace s dalšími moduly.
Prozkoumat AutoERP DMSDMS na míru
Potřebujete specifické kategorizace, workflow nebo integraci se stávajícími systémy? Vyvineme DMS přesně podle vašich požadavků.
Připraveni na digitální správu dokumentů?
Centralizujte své dokumenty, zrychlete vyhledávání a zajistěte bezpečnost dat. DMS systém přizpůsobený vašim potřebám.
Moduly správy dokumentů
Ukládání dokumentů
Centrální úložiště pro všechny typy dokumentů s automatickou kategorizací, taggováním a strukturovaným ukládáním.
Verzování
Automatické sledování verzí dokumentů, porovnání změn a možnost návratu k předchozím verzím. Kompletní historie úprav.
Vyhledávání
Fulltextové vyhledávání v obsahu dokumentů, filtrování podle metadat, tagů a kategorií. Nalezněte dokument za sekundy.
Sdílení
Bezpečné sdílení dokumentů s interními i externími uživateli. Řízení přístupu, časově omezené odkazy a sledování přístupů.
Schvalovací procesy
Definujte schvalovací workflow pro různé typy dokumentů. Automatické notifikace, eskalace a sledování stavu schvalování.
Archivace
Dlouhodobá archivace dokumentů v souladu s legislativou. Automatická správa retenčních pravidel a skartačních lhůt.
Přínosy DMS systému
Organizace
Všechny dokumenty přehledně na jednom místě
Bezpečnost
Řízení přístupu a šifrování dokumentů
Dostupnost
Přístup k dokumentům odkudkoli a kdykoli
Legislativní soulad
Splnění archivačních a GDPR požadavků
Efektivita
Rychlé vyhledávání a eliminace duplicit
Spolupráce
Sdílení a společná práce na dokumentech
Případy použití
Právní oddělení
Správa smluv, právních dokumentů, plných mocí a interních předpisů s verzováním a schvalováním.
Finance a účetnictví
Archivace faktur, účetních dokladů, daňových přiznání a bankovních výpisů s automatickou kategorizací.
Lidské zdroje
Správa pracovních smluv, osobních složek, školení a certifikací zaměstnanců.
Provoz a výroba
Technická dokumentace, certifikáty, návody, kvalitativní záznamy a provozní postupy.
Jak probíhá implementace
Audit dokumentů
Zmapujeme vaše stávající dokumenty, strukturu a procesy práce s dokumenty.
Návrh struktury
Navrhneme optimální kategorizaci, metadata a přístupová práva.
Implementace
Nasadíme DMS a propojíme s vašimi stávajícími systémy.
Migrace dokumentů
Přeneseme existující dokumenty do nového systému se zachováním struktury.
Školení a podpora
Proškolíme váš tým a poskytneme průběžnou technickou podporu.
Přehled implementace
Úvodní konzultace
Pochopení vašich procesů práce s dokumenty
Audit dokumentů
Mapování stávající struktury a typů dokumentů
Konfigurace systému
Nastavení kategorií, metadat a přístupových práv
Integrace
Propojení s ERP, e-mailem a dalšími systémy
Migrace dokumentů
Import existujících dokumentů do DMS
Školení uživatelů
Praktický trénink pro všechny oddělení
Často kladené otázky
Jaké typy dokumentů lze v DMS ukládat?
Jak je zajištěna bezpečnost dokumentů?
Lze DMS propojit s naším stávajícím ERP?
Jak probíhá migrace existujících dokumentů?
Podporuje DMS fulltextové vyhledávání?
Jak dlouho se dokumenty uchovávají?
Připraveni na digitální správu dokumentů?
Centralizujte své dokumenty, zrychlete vyhledávání a zajistěte bezpečnost dat. DMS systém přizpůsobený vašim potřebám.
Kontaktujte nás pro nezávaznou konzultaci a zjistěte, jak DMS zefektivní práci ve vaší firmě.