Ruční zpracování dokladů je zdlouhavé, náchylné k chybám a zbytečně nákladné. Zejména pokud každý měsíc zadáváte do systému stovky faktur, účtenek a dalších dokumentů ručně.
Právě v těchto situacích přichází na řadu náš pokročilý modul pro automatické vytěžování dokumentů všech formátů – od PDF, Excel, Word přes skeny až po fotografie.
Díky využití umělé inteligence zvládá modul automaticky rozpoznat, vytěžit a zpracovat data z faktur, účtenek a dalších typů dokladů, bez ohledu na jejich formu či strukturu.
Jak to funguje na našem vlastním systému
Na našem systému pro automatizaci účetnictví běží plně automatizované vytěžování faktur, které zvládá:
- Rozpoznávat a extrahovat údaje z faktur (dodavatel, položky, částky, DPH, data splatnosti).
- Validovat údaje — kontroluje správnost výpočtů, DIČ, IČO a logickou správnost dat.. a vše ostatní co najdete na faktuře.
- Připravovat strukturovaný výstup pro import do účetního systému nebo ERP.
- Přenášet data do systémů ve formátu ISDOC-v případě účetnictví do jakýkoliv jiných formátů.
- Přenášet data do systémů jako Pohoda, Money S3, Helios, ABRA Flexi a dalších.
Nasazení u klienta z oblasti účetních služeb
Tento systém jsme úspěšně nasadili i u klienta z oblasti účetních služeb, který měsíčně zpracovává stovky přijatých faktur pro své zákazníky.
- Klient nám poskytl vzorová data, typy faktur a požadavky na strukturu exportů.
- Naše AI automaticky extrahuje všechna potřebná data z různých formátů (PDF, skeny, fotografie).
- Validace zajišťuje kontrolu všech klíčových údajů a výpočtů.
- Data jsou automaticky přenášena do používaného účetního softwaru klienta.
Díky automatizaci dnes zvládají zpracovávat několikanásobně vyšší objem faktur bez navýšení personálních kapacit.
Pojďme se podívat na čísla
V běžném režimu bez automatizace:
- Zpracování 500 faktur měsíčně znamená přibližně 80–100 hodin práce měsíčně (přepis, kontrola, import).
- Ročně tak jde o více než 1 000 hodin lidské práce.
Se systémem na bázi AI:
- Po úvodním nastavení vyžaduje systém pouze občasnou kontrolu dat.
- Roční úspora přes 1000 hodin lidské práce.
- Finanční úspora až 200 000 Kč ročně.
Úspora pro klienta:
- Faktury jsou zpracovány automaticky, pravidelně a bez přerušení.
- Klient nemusel budovat rozsáhlý tým administrativních pracovníků.
- Systém zvládá růst objemu zpracovávaných dokladů bez dalších investic do lidských zdrojů.