Minden dokumentum egy helyen
Központosítsa, rendszerezze és védje vállalati dokumentumait.
Szerződések, számlák, megrendelések és egyéb dokumentumok biztonságosan tárolva, verziózva és könnyen elérhetők. DMS az ERP rendszerhez kapcsolva.
Mérhető eredmények
A kaotikus dokumentumkezelés időt és pénzt emészt fel
Dokumentumok szétszórva e-mailekben, meghajtókon és irattárakban. A munkatársak órákat töltenek a megfelelő verzió keresésével, és fontos dokumentumok vesznek el.
Gyakori problémák:
- Dokumentumok több helyen, egységes struktúra nélkül
- Elavult dokumentumverziókkal való munka
- Időigényes keresés a megfelelő dokumentumhoz
- Hiányzó hozzáférési jogosultságok és biztonsági kontroll
- Jogszabályi archiválási követelményeknek való meg nem felelés
- Dokumentumok elvesztése munkatársak távozásakor
Következmények:
- Termelékenység csökkenése a keresés miatt
- Jogi kockázatok elavult dokumentumok használatából
- Érzékeny információk kiszivárgása hozzáférés-szabályozás nélkül
- Problémák auditok és ellenőrzések során
- Magas fizikai archiválási költségek
Teljes dokumentumkezelő rendszer
DMS megoldásokat kínálunk a dokumentumok központosított tárolására, verziókezelésére, keresésére és megosztására. Teljes ERP-integráció, jóváhagyási folyamatok és biztonságos archiválás.
AutoERP DMS
Dokumentumkezelő modul az AutoERP-ben. Központi tárolás, verziókezelés, teljes szöveges keresés és integráció más modulokkal.
AutoERP DMS megtekintéseEgyedi DMS
Speciális kategorizálásra, workflow-kra vagy meglévő rendszerekkel való integrációra van szüksége? Pontosan az Ön igényeire szabott DMS-t fejlesztünk.
Készen áll a digitális dokumentumkezelésre?
Központosítsa dokumentumait, gyorsítsa a keresést és biztosítsa az adatbiztonságot. DMS rendszer az Ön igényeire szabva.
Dokumentumkezelő modulok
Dokumentumtárolás
Központi tárhely minden dokumentumtípus számára automatikus kategorizálással, címkézéssel és strukturált tárolással.
Verziókezelés
Automatikus verziókövetés, változás-összehasonlítás és visszaállítás korábbi verziókra. Teljes szerkesztési előzmények.
Keresés
Teljes szöveges keresés a dokumentumok tartalmában, szűrés metaadatok, címkék és kategóriák szerint. Bármely dokumentum másodpercek alatt megtalálható.
Megosztás
Biztonságos dokumentummegosztás belső és külső felhasználókkal. Hozzáférés-szabályozás, időkorlátos linkek és hozzáféréskövetés.
Jóváhagyási folyamatok
Jóváhagyási workflow-k beállítása különböző dokumentumtípusokhoz. Automatikus értesítések, eszkalációk és jóváhagyási státuszkövetés.
Archiválás
Hosszú távú dokumentumarchiválás jogszabályoknak megfelelően. Automatikus megőrzési szabályok kezelése és selejtezési ütemezések.
A DMS rendszer előnyei
Rendszerettség
Minden dokumentum áttekinthetően egy helyen
Biztonság
Hozzáférés-szabályozás és dokumentumtitrkosítás
Elérhetőség
Dokumentumok elérése bárhonnan, bármikor
Szabályozási megfelelés
Archiválási és GDPR követelmények teljesítése
Hatékonyság
Gyors keresés és duplikációk megszüntetése
Együttműködés
Megosztás és közös munka a dokumentumokon
Felhasználási esetek
Jogi osztály
Szerződések, jogi dokumentumok, meghatalmazások és belső szabályzatok kezelése verziózással és jóváhagyással.
Pénzügy és számvitel
Számlák, könyvelési dokumentumok, adóbevallások és bankszámlakivonatok archiválása automatikus kategorizálással.
Humán erőforrás
Munkaszerződések, személyi anyagok, képzési nyilvántartások és munkavállalói tanúsítványok kezelése.
Üzemeltetés és gyártás
Műszaki dokumentáció, tanúsítványok, kézikönyvek, minőségi feljegyzések és operatív eljárások.
Hogyan zajlik a bevezetés
Dokumentumaudit
Felmérjük a meglévő dokumentumokat, struktúrát és dokumentumkezelési folyamatokat.
Struktúra tervezés
Megtervezzük az optimális kategorizálást, metaadatokat és hozzáférési jogosultságokat.
Implementáció
Bevezetjük a DMS-t és összekötjük a meglévő rendszereivel.
Dokumentummigráció
Átmozgatjuk a meglévő dokumentumokat az új rendszerbe, a struktúra megőrzésével.
Képzés és támogatás
Betanítjuk a csapatot, és folyamatos technikai támogatást biztosítunk.
Bevezetés áttekintése
Kezdeti konzultáció
A dokumentumkezelési folyamatok megértése
Dokumentumaudit
Meglévő struktúra és dokumentumtípusok feltérképezése
Rendszer konfigurálása
Kategóriák, metaadatok és hozzáférési jogosultságok beállítása
Integráció
Kapcsolódás ERP-hez, e-mailhez és más rendszerekhez
Dokumentummigráció
Meglévő dokumentumok importálása a DMS-be
Felhasználói képzés
Gyakorlati képzés minden részlegnek
Gyakran ismételt kérdések
Milyen dokumentumtípusok tárolhatók a DMS-ben?
Hogyan biztosított a dokumentumok biztonsága?
Összeköthető a DMS a meglévő ERP-vel?
Hogyan működik a meglévő dokumentumok migrációja?
Támogatja-e a DMS a teljes szöveges keresést?
Mennyi ideig kerülnek megőrzésre a dokumentumok?
Készen áll a digitális dokumentumkezelésre?
Központosítsa dokumentumait, gyorsítsa a keresést és biztosítsa az adatbiztonságot. DMS rendszer az Ön igényeire szabva.
Vegye fel velünk a kapcsolatot ingyenes konzultációért, és derítse ki, hogyan javíthatja a DMS a hatékonyságot a vállalkozásában.