Všetky dokumenty na jednom mieste
Centralizujte, organizujte a chráňte svoje firemné dokumenty.
Zmluvy, faktúry, objednávky a ďalšie dokumenty bezpečne uložené, verzované a ľahko dostupné. DMS prepojený s vaším ERP systémom.
Merateľné výsledky
Chaotická správa dokumentov stojí čas aj peniaze
Dokumenty roztrúsené v e-mailoch, na diskoch a v šanónoch. Zamestnanci trávia hodiny hľadaním správnej verzie a dôležité dokumenty sa strácajú.
Typické problémy:
- Dokumenty roztrúsené na viacerých miestach bez jednotnej štruktúry
- Práca s neaktuálnymi verziami dokumentov
- Časovo náročné vyhľadávanie správnych dokumentov
- Chýbajúce prístupové práva a bezpečnostné kontroly
- Nesplnené legislatívne požiadavky na archiváciu
- Strata dokumentov pri odchode zamestnancov
Dôsledky:
- Strata produktivity kvôli hľadaniu dokumentov
- Právne riziká pri práci s neaktuálnymi dokumentmi
- Únik citlivých informácií bez riadenia prístupu
- Problémy pri audite a kontrolách
- Vysoké náklady na fyzickú archiváciu
Kompletný systém na správu dokumentov
Ponúkame DMS riešenie na centralizované ukladanie, verzovanie, vyhľadávanie a zdieľanie dokumentov. Plná integrácia s ERP, schvaľovacie procesy a bezpečná archivácia.
AutoERP DMS
Modul na správu dokumentov v rámci AutoERP. Centrálne úložisko, verzovanie, fulltextové vyhľadávanie a integrácia s ďalšími modulmi.
Preskúmať AutoERP DMSDMS na mieru
Potrebujete špecifickú kategorizáciu, workflow alebo integráciu s existujúcimi systémami? Vyvinieme DMS presne podľa vašich požiadaviek.
Pripravení na digitálnu správu dokumentov?
Centralizujte svoje dokumenty, zrýchlite vyhľadávanie a zaistite bezpečnosť dát. DMS systém prispôsobený vašim potrebám.
Moduly správy dokumentov
Ukladanie dokumentov
Centrálne úložisko pre všetky typy dokumentov s automatickou kategorizáciou, tagovaním a štruktúrovaným ukladaním.
Verzovanie
Automatické sledovanie verzií dokumentov, porovnanie zmien a možnosť návratu k predchádzajúcim verziám. Kompletná história úprav.
Vyhľadávanie
Fulltextové vyhľadávanie v obsahu dokumentov, filtrovanie podľa metadát, tagov a kategórií. Dokument nájdete za pár sekúnd.
Zdieľanie
Bezpečné zdieľanie dokumentov s internými aj externými používateľmi. Riadenie prístupu, časovo obmedzené odkazy a sledovanie prístupov.
Schvaľovacie procesy
Definujte schvaľovacie workflow pre rôzne typy dokumentov. Automatické notifikácie, eskalácie a sledovanie stavu schvaľovania.
Archivácia
Dlhodobá archivácia dokumentov v súlade s legislatívou. Automatická správa retenčných pravidiel a skartačných lehôt.
Prínosy DMS systému
Organizácia
Všetky dokumenty prehľadne na jednom mieste
Bezpečnosť
Riadenie prístupu a šifrovanie dokumentov
Dostupnosť
Prístup k dokumentom odkiaľkoľvek a kedykoľvek
Legislatívny súlad
Splnenie archivačných a GDPR požiadaviek
Efektivita
Rýchle vyhľadávanie a odstránenie duplicít
Spolupráca
Zdieľanie a spoločná práca na dokumentoch
Prípady použitia
Právne oddelenie
Správa zmlúv, právnych dokumentov, plných mocí a interných predpisov s verzovaním a schvaľovaním.
Financie a účtovníctvo
Archivácia faktúr, účtovných dokladov, daňových priznaní a bankových výpisov s automatickou kategorizáciou.
Ľudské zdroje
Správa pracovných zmlúv, osobných zložiek, školení a certifikácií zamestnancov.
Prevádzka a výroba
Technická dokumentácia, certifikáty, návody, kvalitatívne záznamy a prevádzkové postupy.
Ako prebieha implementácia
Audit dokumentov
Zmapujeme vaše existujúce dokumenty, štruktúru a procesy práce s dokumentmi.
Návrh štruktúry
Navrhneme optimálnu kategorizáciu, metadáta a prístupové práva.
Implementácia
Nasadíme DMS a prepojíme ho s vašimi existujúcimi systémami.
Migrácia dokumentov
Prenesieme existujúce dokumenty do nového systému so zachovaním štruktúry.
Školenie a podpora
Zaškolíme váš tím a poskytneme priebežnú technickú podporu.
Prehľad implementácie
Úvodná konzultácia
pochopenie vašich procesov práce s dokumentmi
Audit dokumentov
mapovanie existujúcej štruktúry a typov dokumentov
Konfigurácia systému
nastavenie kategórií, metadát a prístupových práv
Integrácia
prepojenie s ERP, e-mailom a ďalšími systémami
Migrácia dokumentov
import existujúcich dokumentov do DMS
Školenie používateľov
praktický tréning pre všetky oddelenia
Často kladené otázky
Aké typy dokumentov možno ukladať v DMS?
Ako je zabezpečená bezpečnosť dokumentov?
Dá sa DMS prepojiť s naším existujúcim ERP?
Ako prebieha migrácia existujúcich dokumentov?
Podporuje DMS fulltextové vyhľadávanie?
Ako dlho sa dokumenty uchovávajú?
Pripravení na digitálnu správu dokumentov?
Centralizujte svoje dokumenty, zrýchlite vyhľadávanie a zaistite bezpečnosť dát. DMS systém prispôsobený vašim potrebám.
Kontaktujte nás na nezáväznú konzultáciu a zistite, ako DMS zefektívni prácu vo vašej firme.