Alle Dokumente an einem Ort
Zentralisieren, organisieren und schuetzen Sie Ihre Geschaeftsdokumente.
Vertraege, Rechnungen, Auftraege und andere Dokumente sicher gespeichert, versioniert und leicht zugaenglich. DMS verbunden mit Ihrem ERP-System.
Messbare Ergebnisse
Chaotische Dokumentenverwaltung kostet Zeit und Geld
Dokumente verstreut ueber E-Mails, Laufwerke und Aktenschraenke. Mitarbeiter verbringen Stunden mit der Suche nach der richtigen Version und wichtige Dokumente gehen verloren.
Typische Probleme:
- Dokumente an mehreren Orten ohne einheitliche Struktur verstreut
- Arbeit mit veralteten Dokumentenversionen
- Zeitaufwendige Suche nach den richtigen Dokumenten
- Fehlende Zugriffsrechte und Sicherheitskontrollen
- Nichterfuellung gesetzlicher Archivierungsanforderungen
- Dokumentenverlust beim Ausscheiden von Mitarbeitern
Folgen:
- Produktivitaetsverlust durch Dokumentensuche
- Rechtliche Risiken durch Arbeit mit veralteten Dokumenten
- Lecks sensibler Informationen ohne Zugriffskontrolle
- Probleme bei Audits und Pruefungen
- Hohe Kosten fuer physische Archivierung
Komplettes Dokumentenmanagementsystem
Wir bieten DMS-Loesungen fuer zentralisierte Speicherung, Versionierung, Suche und Freigabe von Dokumenten. Volle ERP-Integration, Genehmigungsprozesse und sichere Archivierung.
AutoERP DMS
Dokumentenmanagement-Modul innerhalb von AutoERP. Zentrale Speicherung, Versionierung, Volltextsuche und Integration mit anderen Modulen.
AutoERP DMS erkundenMassgeschneidertes DMS
Benoetigen Sie spezifische Kategorisierung, Workflows oder Integration mit bestehenden Systemen? Wir entwickeln DMS genau nach Ihren Anforderungen.
Bereit fuer digitale Dokumentenverwaltung?
Zentralisieren Sie Ihre Dokumente, beschleunigen Sie die Suche und gewaehrleisten Sie Datensicherheit. DMS-System massgeschneidert fuer Ihre Beduerfnisse.
Module der Dokumentenverwaltung
Dokumentenspeicherung
Zentrales Repository fuer alle Dokumententypen mit automatischer Kategorisierung, Tagging und strukturierter Ablage.
Versionierung
Automatische Nachverfolgung von Dokumentenversionen, Aenderungsvergleich und Moeglichkeit zur Rueckkehr zu frueheren Versionen. Vollstaendige Bearbeitungshistorie.
Suche
Volltextsuche innerhalb von Dokumenteninhalten, Filterung nach Metadaten, Tags und Kategorien. Finden Sie jedes Dokument in Sekunden.
Freigabe
Sichere Dokumentenfreigabe fuer interne und externe Benutzer. Zugriffskontrolle, zeitlich begrenzte Links und Zugriffsnachverfolgung.
Genehmigungsprozesse
Definieren Sie Genehmigungsworkflows fuer verschiedene Dokumententypen. Automatische Benachrichtigungen, Eskalationen und Genehmigungsstatusverfolgung.
Archivierung
Langzeitarchivierung von Dokumenten in Uebereinstimmung mit der Gesetzgebung. Automatische Verwaltung von Aufbewahrungsregeln und Vernichtungsplaenen.
Vorteile des DMS-Systems
Organisation
Alle Dokumente uebersichtlich an einem Ort organisiert
Sicherheit
Zugriffskontrolle und Dokumentenverschluesselung
Zugaenglichkeit
Zugriff auf Dokumente von ueberall und jederzeit
Gesetzeskonformitaet
Erfuellung von Archivierungs- und DSGVO-Anforderungen
Effizienz
Schnelle Suche und Beseitigung von Duplikaten
Zusammenarbeit
Freigabe und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
Anwendungsfaelle
Rechtsabteilung
Verwaltung von Vertraegen, Rechtsdokumenten, Vollmachten und internen Vorschriften mit Versionierung und Genehmigung.
Finanzen und Buchhaltung
Archivierung von Rechnungen, Buchhaltungsunterlagen, Steuererklaerungen und Kontoauszuegen mit automatischer Kategorisierung.
Personalwesen
Verwaltung von Arbeitsvertraegen, Personalakten, Schulungsnachweisen und Mitarbeiterzertifizierungen.
Betrieb und Produktion
Technische Dokumentation, Zertifikate, Handbuecher, Qualitaetsnachweise und Betriebsanweisungen.
So laeuft die Implementierung ab
Dokumentenaudit
Wir erfassen Ihre bestehenden Dokumente, Struktur und Dokumentenverarbeitungsprozesse.
Strukturdesign
Wir entwerfen die optimale Kategorisierung, Metadaten und Zugriffsrechte.
Implementierung
Wir setzen das DMS ein und verbinden es mit Ihren bestehenden Systemen.
Dokumentenmigration
Wir uebertragen bestehende Dokumente in das neue System unter Beibehaltung der Struktur.
Schulung und Support
Wir schulen Ihr Team und bieten laufende technische Unterstuetzung.
Implementierungsuebersicht
Erstberatung
Verstaendnis Ihrer Dokumentenverarbeitungsprozesse
Dokumentenaudit
Erfassung bestehender Struktur und Dokumententypen
Systemkonfiguration
Einrichtung von Kategorien, Metadaten und Zugriffsrechten
Integration
Verbindung mit ERP, E-Mail und anderen Systemen
Dokumentenmigration
Import bestehender Dokumente in das DMS
Benutzerschulung
Praktisches Training fuer alle Abteilungen
Haeufig gestellte Fragen
Welche Dokumententypen koennen im DMS gespeichert werden?
Wie wird die Dokumentensicherheit gewaehrleistet?
Kann das DMS mit unserem bestehenden ERP verbunden werden?
Wie funktioniert die Migration bestehender Dokumente?
Unterstuetzt das DMS Volltextsuche?
Wie lange werden Dokumente aufbewahrt?
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Kontaktieren Sie uns fuer eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie DMS die Effizienz in Ihrem Unternehmen verbessern kann.