Усі документи в одному місці
Централізуйте, організуйте та захищайте корпоративні документи.
Договори, рахунки, замовлення та інші документи безпечно зберігаються, версіонуються і завжди доступні. DMS інтегрований з вашим ERP.
Вимірювані результати
Хаотичне керування документами коштує часу і грошей
Документи розкидані по email, дисках і паперових архівах. Співробітники витрачають години на пошук правильної версії, а важливі файли губляться.
Типові проблеми:
- Документи розміщені в різних місцях без єдиної структури
- Робота з неактуальними версіями документів
- Тривалий пошук потрібних документів
- Відсутність прав доступу та контролю безпеки
- Невиконання вимог законодавства щодо архівації
- Втрата документів при звільненні співробітників
Наслідки:
- Втрата продуктивності через пошук документів
- Юридичні ризики через роботу з неактуальними файлами
- Витік чутливої інформації без контролю доступу
- Проблеми під час аудитів і перевірок
- Високі витрати на фізичну архівацію
Комплексна система керування документами
Ми пропонуємо DMS для централізованого зберігання, версіонування, пошуку та спільного доступу. Повна інтеграція з ERP, погоджувальні процеси та безпечна архівація.
AutoERP DMS
Модуль керування документами в AutoERP. Центральне сховище, версіонування, повнотекстовий пошук і інтеграція з іншими модулями.
Дізнатися більше про AutoERP DMSDMS на замовлення
Потрібна специфічна категоризація, workflow або інтеграції з наявними системами? Розробимо DMS під ваші вимоги.
Готові до цифрового керування документами?
Централізуйте документи, пришвидште пошук і забезпечте безпеку даних. DMS, адаптована під ваші потреби.
Модулі керування документами
Зберігання документів
Центральне сховище для всіх типів документів з автоматичною категоризацією, тегами та структурованим зберіганням.
Версіонування
Автоматичне відстеження версій, порівняння змін і повернення до попередніх версій. Повна історія правок.
Пошук
Повнотекстовий пошук у контенті, фільтрація за метаданими, тегами та категоріями. Знаходьте документ за секунди.
Спільний доступ
Безпечне поширення документів для внутрішніх і зовнішніх користувачів. Контроль доступу, часові посилання та журнал доступів.
Погоджувальні процеси
Налаштування workflow для різних типів документів. Автоматичні нотифікації, ескалації та відстеження статусу.
Архівація
Довгострокова архівація відповідно до законодавства. Автоматичне керування retention правилами та строками зберігання.
Переваги DMS
Організація
Усі документи впорядковані в одному місці
Безпека
Контроль доступу та шифрування документів
Доступність
Доступ до документів будь-де і будь-коли
Відповідність законодавству
Виконання архівних і GDPR вимог
Ефективність
Швидкий пошук і усунення дублювань
Співпраця
Спільна робота над документами
Сценарії використання
Юридичний відділ
Керування договорами, юридичними документами, довіреностями та внутрішніми регламентами з версіонуванням і погодженням.
Фінанси та бухгалтерія
Архівація рахунків, бухгалтерських документів, податкових звітів і банківських виписок з автоматичною категоризацією.
HR
Керування трудовими договорами, особовими справами, навчанням і сертифікаціями працівників.
Операції та виробництво
Технічна документація, сертифікати, інструкції, записи якості та операційні процедури.
Як відбувається впровадження
Аудит документів
Проаналізуємо наявні документи, структуру та процеси роботи з ними.
Проєкт структури
Запропонуємо оптимальну категоризацію, метадані та права доступу.
Впровадження
Запустимо DMS і інтегруємо з вашими системами.
Міграція документів
Перенесемо наявні документи до нового системи зі збереженням структури.
Навчання та підтримка
Навчимо команду і забезпечимо постійну технічну підтримку.
Огляд впровадження
Початкова консультація
розуміння процесів роботи з документами
Аудит документів
мапування структури та типів документів
Налаштування системи
категорії, метадані та права доступу
Інтеграція
підключення до ERP, email та інших систем
Міграція документів
імпорт наявних документів у DMS
Навчання користувачів
практичний тренінг для всіх відділів
Поширені запитання
Які типи документів підтримує DMS?
Як забезпечується безпека документів?
Чи можна інтегрувати DMS з нашим ERP?
Як відбувається міграція наявних документів?
Чи підтримує DMS повнотекстовий пошук?
Скільки часу зберігаються документи?
Готові до цифрового керування документами?
Централізуйте документи, пришвидште пошук і забезпечте безпеку даних. DMS, адаптована під ваші потреби.
Зв’яжіться з нами для консультації та дізнайтеся, як DMS підвищить ефективність роботи у вашій компанії.