Tutti i documenti in un unico posto
Centralizza, organizza e proteggi i tuoi documenti aziendali.
Contratti, fatture, ordini e altri documenti archiviati in modo sicuro, versionati e facilmente accessibili. DMS connesso al tuo ERP.
Risultati misurabili
La gestione documentale caotica costa tempo e denaro
Documenti sparsi tra email, unità e archivi fisici. I dipendenti perdono ore a cercare la versione corretta e i documenti importanti si smarriscono.
Problemi comuni:
- Documenti sparsi in piu posizioni senza una struttura unificata
- Lavorare con versioni dei documenti non aggiornate
- Ricerca dispendiosa dei documenti corretti
- Mancanza di diritti di accesso e controlli di sicurezza
- Non conformita ai requisiti legali di archiviazione
- Perdita di documenti quando i dipendenti lasciano l'azienda
Conseguenze:
- Produttivita persa nella ricerca dei documenti
- Rischi legali dovuti a documenti non aggiornati
- Fughe di informazioni sensibili senza controllo accessi
- Problemi durante audit e ispezioni
- Alti costi di archiviazione fisica
Sistema completo di gestione documentale
Offriamo soluzioni DMS per archiviazione centralizzata, versioning, ricerca e condivisione dei documenti. Integrazione ERP completa, processi di approvazione e archiviazione sicura.
AutoERP DMS
Modulo di gestione documentale in AutoERP. Archiviazione centralizzata, versioning, ricerca full-text e integrazione con altri moduli.
Scopri AutoERP DMSDMS su misura
Hai bisogno di categorizzazioni specifiche, workflow o integrazioni con sistemi esistenti? Sviluppiamo un DMS su misura delle tue esigenze.
Pronto per la gestione documentale digitale?
Centralizza i documenti, accelera la ricerca e garantisci la sicurezza dei dati. Sistema DMS su misura delle tue esigenze.
Moduli di gestione documentale
Archiviazione documenti
Repository centrale per tutti i tipi di documenti con categorizzazione automatica, tagging e archiviazione strutturata.
Versioning
Tracciamento automatico delle versioni, confronto modifiche e possibilita di ripristinare versioni precedenti. Storico completo delle modifiche.
Ricerca
Ricerca full-text nei contenuti dei documenti, filtri per metadati, tag e categorie. Trova qualsiasi documento in pochi secondi.
Condivisione
Condivisione sicura con utenti interni ed esterni. Controllo accessi, link a tempo e tracciamento accessi.
Processi di approvazione
Definisci workflow di approvazione per diversi tipi di documenti. Notifiche automatiche, escalation e monitoraggio degli stati.
Archiviazione
Archiviazione a lungo termine conforme alla normativa. Gestione automatica delle regole di conservazione e dei tempi di smaltimento.
Vantaggi del sistema DMS
Organizzazione
Tutti i documenti chiaramente organizzati in un unico posto
Sicurezza
Controllo accessi e crittografia dei documenti
Accessibilita
Accesso ai documenti ovunque e in qualsiasi momento
Conformita normativa
Rispetto dei requisiti di archiviazione e GDPR
Efficienza
Ricerca rapida ed eliminazione dei duplicati
Collaborazione
Condivisione e lavoro collaborativo sui documenti
Casi d'uso
Ufficio legale
Gestione di contratti, documenti legali, procure e regolamenti interni con versioning e approvazione.
Finanza e contabilita
Archiviazione di fatture, documenti contabili, dichiarazioni fiscali e estratti conto con categorizzazione automatica.
Risorse umane
Gestione di contratti di lavoro, fascicoli personali, registri di formazione e certificazioni dei dipendenti.
Operazioni e produzione
Documentazione tecnica, certificati, manuali, registri di qualita e procedure operative.
Come funziona l'implementazione
Audit documentale
Mappiamo i documenti esistenti, la struttura e i processi di gestione.
Progettazione della struttura
Progettiamo categorizzazione ottimale, metadati e diritti di accesso.
Implementazione
Implementiamo il DMS e lo colleghiamo ai sistemi esistenti.
Migrazione documenti
Trasferiamo i documenti esistenti nel nuovo sistema preservando la struttura.
Formazione e supporto
Formiamo il team e forniamo supporto tecnico continuo.
Panoramica implementazione
Consulenza iniziale
Comprensione dei processi di gestione documentale
Audit documentale
Mappatura della struttura e dei tipi di documenti
Configurazione sistema
Impostazione di categorie, metadati e diritti di accesso
Integrazione
Collegamento con ERP, email e altri sistemi
Migrazione documenti
Importazione dei documenti esistenti nel DMS
Formazione utenti
Formazione pratica per tutti i reparti
Domande frequenti
Quali tipi di documenti possono essere archiviati nel DMS?
Come viene garantita la sicurezza dei documenti?
Il DMS puo essere collegato al nostro ERP esistente?
Come funziona la migrazione dei documenti esistenti?
Il DMS supporta la ricerca full-text?
Per quanto tempo vengono conservati i documenti?
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