Todos los documentos en un solo lugar
Centralice, organice y proteja sus documentos empresariales.
Contratos, facturas, pedidos y otros documentos almacenados de forma segura, versionados y fácilmente accesibles. DMS conectado a su sistema ERP.
Resultados medibles
La gestión documental caótica cuesta tiempo y dinero
Documentos dispersos en correos electrónicos, discos y archivadores. Los empleados pasan horas buscando la versión correcta y los documentos importantes se pierden.
Problemas típicos:
- Documentos dispersos en múltiples ubicaciones sin estructura unificada
- Trabajo con versiones de documentos desactualizadas
- Búsqueda de los documentos correctos que consume mucho tiempo
- Falta de derechos de acceso y controles de seguridad
- Incumplimiento de los requisitos legislativos de archivo
- Pérdida de documentos cuando los empleados se van
Consecuencias:
- Pérdida de productividad por búsqueda de documentos
- Riesgos legales por trabajar con documentos desactualizados
- Fugas de información sensible sin control de acceso
- Problemas durante auditorías e inspecciones
- Altos costos de archivo físico
Sistema de gestión documental completo
Ofrecemos soluciones DMS para almacenamiento centralizado, versionado, búsqueda y compartición de documentos. Integración completa con el ERP, procesos de aprobación y archivo seguro.
AutoERP DMS
Módulo de gestión documental dentro de AutoERP. Almacenamiento central, versionado, búsqueda de texto completo e integración con otros módulos.
Explorar AutoERP DMSDMS a medida
¿Necesita una categorización específica, flujos de trabajo o integración con sistemas existentes? Desarrollamos DMS exactamente según sus requisitos.
¿Listo para la gestión documental digital?
Centralice sus documentos, acelere la búsqueda y garantice la seguridad de los datos. Sistema DMS adaptado a sus necesidades.
Módulos de gestión documental
Almacenamiento de documentos
Repositorio central para todos los tipos de documentos con categorización automática, etiquetado y almacenamiento estructurado.
Versionado
Seguimiento automático de versiones de documentos, comparación de cambios y posibilidad de revertir a versiones anteriores. Historial completo de ediciones.
Búsqueda
Búsqueda de texto completo dentro del contenido de los documentos, filtrado por metadatos, etiquetas y categorías. Encuentre cualquier documento en segundos.
Compartición
Compartición segura de documentos con usuarios internos y externos. Control de acceso, enlaces con tiempo limitado y seguimiento de accesos.
Procesos de aprobación
Defina flujos de trabajo de aprobación para diferentes tipos de documentos. Notificaciones automáticas, escalamientos y seguimiento del estado de aprobación.
Archivo
Archivo de documentos a largo plazo conforme a la legislación. Gestión automática de reglas de retención y calendarios de eliminación.
Beneficios del sistema DMS
Organización
Todos los documentos organizados claramente en un solo lugar
Seguridad
Control de acceso y cifrado de documentos
Accesibilidad
Acceso a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento
Cumplimiento normativo
Cumplimiento de requisitos de archivo y GDPR
Eficiencia
Búsqueda rápida y eliminación de duplicados
Colaboración
Compartición y trabajo colaborativo en documentos
Casos de uso
Departamento legal
Gestión de contratos, documentos legales, poderes y normativas internas con versionado y aprobación.
Finanzas y contabilidad
Archivo de facturas, documentos contables, declaraciones fiscales y extractos bancarios con categorización automática.
Recursos humanos
Gestión de contratos laborales, expedientes personales, registros de formación y certificaciones de empleados.
Operaciones y producción
Documentación técnica, certificados, manuales, registros de calidad y procedimientos operativos.
Cómo funciona la implementación
Auditoría de documentos
Mapeamos sus documentos existentes, estructura y procesos de manejo de documentos.
Diseño de estructura
Diseñamos la categorización óptima, metadatos y derechos de acceso.
Implementación
Desplegamos el DMS y lo conectamos con sus sistemas existentes.
Migración de documentos
Transferimos los documentos existentes al nuevo sistema preservando la estructura.
Capacitación y soporte
Capacitamos a su equipo y proporcionamos soporte técnico continuo.
Resumen de implementación
Consulta inicial
Comprensión de sus procesos de manejo de documentos
Auditoría de documentos
Mapeo de la estructura existente y tipos de documentos
Configuración del sistema
Configuración de categorías, metadatos y derechos de acceso
Integración
Conexión con ERP, correo electrónico y otros sistemas
Migración de documentos
Importación de documentos existentes al DMS
Capacitación de usuarios
Entrenamiento práctico para todos los departamentos
Preguntas frecuentes
¿Qué tipos de documentos se pueden almacenar en el DMS?
¿Cómo se garantiza la seguridad de los documentos?
¿Se puede conectar el DMS con nuestro ERP existente?
¿Cómo funciona la migración de documentos existentes?
¿El DMS soporta búsqueda de texto completo?
¿Durante cuánto tiempo se conservan los documentos?
¿Listo para la gestión documental digital?
Centralice sus documentos, acelere la búsqueda y garantice la seguridad de los datos. Sistema DMS adaptado a sus necesidades.
Contáctenos para una consulta sin compromiso y descubra cómo el DMS puede mejorar la eficiencia en su empresa.