Rechnungsextraktion mit KI
Automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung und sparen Sie Tausende von Stunden jährlich. Schnell, günstig, fehlerfrei.
KI-Pipeline für Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit Validierung und Export ins ERP. Das System erkennt automatisch Rechnungsdaten (Lieferant, Beträge, Positionen, MwSt.) und überträgt sie in Buchhaltungssysteme. Unterstützung für PDF/Scan/Foto, EUR/USD, EAN->interne Codes, Einheitenumrechnung.
Zwei-Panel-Verifizierung mit farbigen Highlights
Sehen Sie, wie die Rechnungsextraktion in der Praxis aussieht - übersichtliche Oberfläche für schnelle Kontrolle und Korrekturen mit farbiger Hervorhebung extrahierter Daten.
Manuelles Abtippen von Rechnungen = Tausende Stunden verlorene Arbeit
Manuelles Eingeben von Rechnungsdaten in Buchhaltungssysteme ist zeitaufwändig, fehleranfällig und schwer skalierbar.
Was in Ihrem Unternehmen passiert:
- Manuelles Abtippen von PDFs, Scans und Fotos von Rechnungen
- Hohe Fehlerquote bei manueller Dateneingabe
- Verschiedene Rechnungsformate und Währungen (EUR, USD, CZK)
- Zeitaufwändige Verarbeitung (10-20 Minuten pro Rechnung)
- Manuelle Validierung von USt-IdNr., Mathematik und Duplikatprüfung
- Problem mit der Umrechnung von EAN-Codes in interne Codes
- Verarbeitung mehrseitiger Dokumente
Ergebnis ohne KI:
- Hohe Verwaltungskosten
- Fehler in der Buchhaltung
- Langsame Rechnungsverarbeitung
- Überlastete Buchhaltungsabteilung
🧾 Rechnungsextraktion – Was Invoico können muss
Das sind die klaren Anforderungen, auf die die Werbung abzielt. Alles muss abgedeckt sein.
1️⃣ Grundlegende Must‑haves
Ohne diese Funktionen ist Rechnungsextraktion nicht sinnvoll.
- Massen‑Upload von Rechnungen (Dutzende auf einmal)
- Extraktion aller Basisfelder: Lieferant, Firmen‑ID / USt‑ID, Belegnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsdatum, Beträge (Netto/USt/Brutto), Währung
- Manuelle Kontrolle und Bearbeitung nach der Extraktion
- System‑Lernen – Korrekturen werden für das nächste Mal gespeichert
2️⃣ Datentransparenz (extrem wichtig)
Buchhalter müssen immer sehen, woher ein Wert stammt.
- Bei jedem Feld Hervorhebung der Stelle in der Rechnung, aus der der Wert gelesen wurde
- Ohne diese Transparenz ist das System nicht vertrauenswürdig
- Doklado hat das – gilt als Standard
3️⃣ Positionen auf der Rechnung (kritisch)
Positionen sind die häufigste Fehlerquelle – Buchhalter brauchen sie oft nicht.
- Schalter: Positions‑Extraktion deaktivieren
- Schalter: nur USt‑Zusammenfassung + Summen extrahieren
- Einstellungen global und pro Lieferant (z. B. Makro = ohne Positionen)
- Standardmäßig ohne Positionen; „Positionen extrahieren“ nur bei Bedarf
4️⃣ Status‑Workflow der Rechnungen (sehr wichtig)
Rechnungen dürfen nicht in einem Stapel liegen. Jede Bewegung = bewusste Aktion.
- 🟡 Neu hochgeladen
- 🔵 Geprüft / gespeichert
- 🟠 Wartet auf Freigabe
- 🟢 Freigegeben
- ⚫ Exportiert (ISDOC / XML)
5️⃣ Rechnungsfreigaben
Einfaches, aber funktionales Modell mit Historie.
- Buchhalter: hochladen → prüfen → speichern
- Manager: freigeben / ablehnen
- Nur freigegebene Rechnungen gehen in Export und Buchhaltung
6️⃣ Export in die Buchhaltung
Klare Formate und Zielsysteme.
- ISDOC
- XML
- Pohoda
- Abra
- Weitere Buchhaltungssysteme
- Nach dem Export: Rechnung wechselt automatisch in den Status „exportiert“
7️⃣ Vorkontierung und Buchhaltungslogik (großer Differenzierer)
Das System empfiehlt Vorkontierung und lernt vom Buchhalter.
- Empfehlungen nach Lieferant, Leistungsart und Historie
- Buchhalter kann übernehmen / ändern; Änderung = Lernen
- Beispiel: Softwarefirma + „Rohlík“ → Hinweis „wahrscheinlich nicht abzugsfähig / ohne USt“
- Ausländischer Lieferant (USA / EU) → richtiges USt‑Regime (Reverse Charge usw.)
8️⃣ USt – intelligentes Verhalten
Das System soll Typen erkennen und Unsinn melden.
- Unterscheidung CZ / EU / Drittland / OSS
- Richtige USt‑Zeilen vorschlagen
- Warnung bei Unstimmigkeiten: Unternehmensart × Kostenart
9️⃣ Mobil / App
Belegfoto muss ins System und sofort sichtbar sein.
- Beleg fotografieren und ins System hochladen
- Buchhalter bearbeitet alles im Web
- Schaltfläche zur Auswahl der Firma beim Upload
10️⃣ Preiswahrnehmung (Kontext)
Der Preis ist zweitrangig – entscheidend sind Kontrolle und Zuverlässigkeit.
- 5 CZK / Rechnung ist OK, weil Vorkontierung enthalten ist
- Entscheidend sind Zuverlässigkeit, Kontrollierbarkeit, Workflow und Exporte
🔑 Zusammenfassung in einem Satz
Invoico soll kein „AI‑Tool, das etwas ausliest“ sein, sondern ein Buchhaltungswerkzeug, das Kontrolle gibt, Verhalten merkt, Positionsfehler vermeidet, Ordnung hält und Nerven spart.
KI-Pipeline mit automatischer Validierung und ERP-Export
Das System erkennt automatisch Rechnungsdaten (Lieferant, Beträge, Positionen, MwSt.) und überträgt sie in Buchhaltungssysteme wie Pohoda, Money S3, Helios oder ABRA Flexi. Eliminiert manuelles Abtippen, minimiert Fehler und beschleunigt den gesamten Buchhaltungsprozess erheblich.
Hauptfunktionen
Massen-Upload
Laden Sie Dutzende von Rechnungen auf einmal hoch. Das System verarbeitet sie automatisch und bereitet sie zur Verifizierung vor.
Mehrere Unternehmen
Rechnungsextraktion für verschiedene Unternehmen in einem System verwalten. Jedes Unternehmen hat eigene Einstellungen.
Datentransparenz
Bei jedem Feld wird die Stelle in der Rechnung hervorgehoben, aus der der Wert gelesen wurde. Sie wissen immer, woher die Daten stammen.
Positions-Schalter (in Entwicklung)
Möglichkeit, die Positionsextraktion global oder pro Lieferant zu deaktivieren. Nur MwSt.-Zusammenfassung und Summen extrahieren.
Status-Workflow
Rechnungen durchlaufen klare Status: neu hochgeladen, geprüft, wartet auf Freigabe, freigegeben, exportiert.
Rechnungsfreigabe
Buchhalter lädt hoch und prüft, Manager genehmigt oder lehnt ab. Nur freigegebene Rechnungen gehen in den Export.
Vorkontierung (in Entwicklung)
Das System empfiehlt Vorkontierungen nach Lieferant, Leistungsart und Historie. Es lernt vom Verhalten des Buchhalters.
Mobile App
Beleg fotografieren, hochladen und der Buchhalter sieht ihn sofort im Web. Einfachere Bedienung unterwegs.
Warum unser Tool verwenden?
Anwendungsfälle
Steuerkanzleien
Rechnungsverarbeitung für Dutzende von Mandanten mit automatischem Export in deren Systeme.
Finanzabteilungen
Automatisierung der Eingangs- und Ausgangsrechnungsverarbeitung für schnellere Abschlüsse.
Shared Service Center
Zentralisierte Rechnungsverarbeitung für mehrere Unternehmen oder Standorte.
E-Commerce
Verarbeitung hoher Volumina von Lieferantenrechnungen für Waren und Dienstleistungen.
Großhandel
Verwaltung Hunderter Rechnungen von verschiedenen Lieferanten mit unterschiedlichen Formaten.
Produktionsunternehmen
Verarbeitung von Rechnungen für Rohstoffe, Komponenten und Dienstleistungen mit Einheitenumrechnung.
Integrationen
Buchhaltungssysteme
- Pohoda
- Money S3 / Money S5
- Helios
- ABRA Flexi
- SAP
- CSV/JSON-Export für eigene Systeme
Eingabeformate
- PDF-Rechnungen (Eingang und Ausgang)
- Scans (auch niedrige Qualität)
- Handyfotos
- Mehrseitige Dokumente
- E-Mail-Anhänge
Ausgabemöglichkeiten
- Direkter Export ins ERP/Buchhaltungssystem
- CSV/JSON-Export
- API-Integration
- E-Mail-Benachrichtigungen
- Automatische Archivierung
Wie es funktioniert
Rechnung hochladen
Sie laden PDF, Scan oder Foto der Rechnung hoch - das System erkennt automatisch das Format.
KI-Extraktion
KI extrahiert alle Schlüsseldaten: Lieferant, USt-IdNr., Positionen, Beträge, MwSt., Fälligkeitsdatum.
Validierung
Automatische Prüfung von Mathematik, USt-IdNr., Duplikaten, EAN-zu-internen-Codes-Umrechnung.
Zwei-Panel-Verifizierung
Übersichtliche Oberfläche zeigt Original-Rechnung und extrahierte Daten mit farbigen Highlights zur schnellen Kontrolle.
Export ins ERP
Nach der Kontrolle werden die Daten automatisch in Ihr Buchhaltungssystem exportiert.
Durch Automatisierung von 500 Rechnungen monatlich können Sie jährlich sparen
Implementierungsübersicht
| Modul | Rechnungsextraktion |
| Implementierung | 1-2 Wochen |
| Datenanforderungen | Beispielrechnungen von Lieferanten |
| Preis | Ab 0,18 €/Seite + Implementierung |
Implementierungsprozess
Rechnungsanalyse - Erfassung der Typen und Formate Ihrer Rechnungen
Systemeinrichtung - Konfiguration von Validierungen, EAN-Umrechnung, Export
Feinabstimmung - Optimierung für Ihre spezifischen Lieferanten (100% Genauigkeit)
Testing - Genauigkeitsprüfung an repräsentativem Rechnungssatz
ERP-Integration - Anbindung an Ihr Buchhaltungssystem
Start - Automatische Rechnungsverarbeitung
Häufig gestellte Fragen
Wie hoch ist die Erkennungsgenauigkeit bei Rechnungen?
Wir garantieren 90% Extraktionsgenauigkeit. Mit Feinabstimmung für Ihre spezifischen Rechnungsformate erreichen wir 99,5-100% Genauigkeit.
Was kostet die Rechnungsverarbeitung?
Ab 0,18 €/Seite + Implementierung je nach Umfang. Bei 500 Rechnungen monatlich sparen Sie bis zu 8.000 € jährlich an Verwaltungskosten.
Wie lange dauert die Implementierung?
Typischerweise 1-2 Wochen einschließlich Integration mit dem Buchhaltungssystem und Feinabstimmung für Ihre Rechnungsformate.
Unterstützen Sie unser Buchhaltungssystem?
Wir unterstützen Pohoda, Money S3/S5, Helios, ABRA Flexi, SAP und andere über CSV/JSON-Export oder API.
Kann das System schlecht gescannte Rechnungen verarbeiten?
Ja, die KI verarbeitet auch niedrige Scan-Qualität und Handyfotos.
Wie funktioniert die Datenvalidierung?
Das System prüft automatisch USt-IdNr., mathematische Berechnungen, MwSt., Duplikate und Datenkonsistenz.
Kann ich Daten vor dem Export prüfen?
Ja, die Zwei-Panel-Oberfläche ermöglicht schnelle Kontrolle und Korrekturen mit farbigen Highlights.
Was wenn ich Rechnungen in verschiedenen Währungen habe?
Das System unterstützt Multi-Währungs-Verarbeitung (EUR, USD, CZK) mit automatischer Umrechnung.
Kann das System EAN-Codes umrechnen?
Ja, es rechnet automatisch EAN-Produktcodes in Ihre internen Codes um.
Wie schnell ist die Verarbeitung?
5 Sekunden pro Rechnung + Kontrollzeit. 500 Rechnungen monatlich = ca. 500 Minuten einschließlich Kontrolle.
Wie hoch ist der ROI?
Typischerweise 2-3 Monate dank Einsparung Tausender Arbeitsstunden und Kostensenkung um bis zu 8.000 € jährlich.
Welche Exporte werden unterstützt und was passiert nach dem Export?
Wir unterstützen ISDOC‑ und XML‑Exporte in Pohoda, Abra und weitere Buchhaltungssysteme. Nach dem Export wechselt die Rechnung automatisch in den Status „exportiert“.
Kann die Positions‑Extraktion deaktiviert werden?
Ja. Positionen können deaktiviert werden, nur Summen extrahiert werden, global oder pro Lieferant. Positionen werden nur bei Bedarf aktiviert.
Wie funktioniert die Rechnungsfreigabe?
Der Buchhalter lädt hoch, prüft und speichert. Ein Manager genehmigt oder lehnt ab. Nur genehmigte Rechnungen gehen in Export und Buchhaltung.
Empfiehlt das System Vorkontierungen und berücksichtigt es die USt‑Logik?
Ja. Empfehlungen basieren auf Lieferant, Leistungsart und Historie. USt‑Regime (CZ/EU/Drittland/OSS) werden berücksichtigt.
Unterstützt ihr das Erfassen von Belegen per Mobil?
Ja. Belege können fotografiert und hochgeladen werden, der Buchhalter sieht sie sofort im Web mit Firmenauswahl.