Extracción de Facturas con IA
Automatice el procesamiento de facturas y ahorre miles de horas al año. Rápido, económico, sin errores.
Pipeline IA para facturas recibidas y emitidas con validación y exportación a ERP. El sistema reconoce automáticamente los datos de las facturas (proveedor, importes, artículos, IVA) y los transfiere a sistemas contables. Soporte PDF/escaneo/foto, CZK/EUR, EAN->códigos internos, conversiones de unidades.
Verificación de doble panel con resaltados de colores
Vea cómo funciona la Extracción de facturas en la práctica - interfaz clara para revisión rápida y correcciones con resaltado de colores de los datos extraídos.
Transcripción manual de facturas = miles de horas de trabajo perdido
Escribir datos de facturas manualmente en sistemas contables consume tiempo, es propenso a errores y difícil de escalar.
Lo que sucede en su empresa:
- Transcripción manual de PDF, escaneos y fotos de facturas
- Alta tasa de errores en la entrada manual de datos
- Diferentes formatos de facturas y divisas (CZK, EUR, USD)
- Tiempo de procesamiento alto (10-20 minutos por factura)
- Validación de CIF, NIF, matemáticas y verificación de duplicados manualmente
- Problema con la conversión de códigos EAN a códigos internos
- Procesamiento de documentos de varias páginas
Resultado sin IA:
- Altos costes administrativos
- Errores en contabilidad
- Procesamiento lento de facturas
- Sobrecarga del departamento contable
🧾 Extracción de facturas – Lo que Invoico debe cumplir
Estos son los requisitos claros a los que apuntará la publicidad. Todo debe estar cubierto.
1️⃣ Requisitos básicos (must‑have)
Sin esto, la extracción de facturas no tiene sentido.
- Carga masiva de facturas (decenas a la vez)
- Extracción de todos los campos básicos: proveedor, ID empresa / NIF‑IVA, número de documento, fecha de emisión, fecha de devengo, importes (base/IVA/total), moneda
- Revisión y edición manual después de la extracción
- Aprendizaje del sistema – las correcciones se recuerdan para la próxima vez
2️⃣ Transparencia de datos (extremadamente importante)
El contable siempre debe ver de dónde salió cada valor.
- Para cada campo, resaltar en la factura el lugar de donde se leyó
- Sin esta transparencia, el sistema no es confiable
- Doklado lo tiene – se considera estándar
3️⃣ Líneas de factura (punto crítico)
Las líneas son la fuente más común de errores; el contable a menudo no las necesita.
- Botón: desactivar extracción de líneas
- Botón: extraer solo resumen de IVA + totales
- Configuración global y por proveedor (p. ej., Makro = sin líneas)
- Por defecto sin líneas; activar “extraer líneas” solo si se necesita
4️⃣ Flujo de estados (muy importante)
Las facturas no pueden estar en un único montón. Cada cambio = acción consciente.
- 🟡 Recién subidas
- 🔵 Revisadas / guardadas
- 🟠 Esperando aprobación
- 🟢 Aprobadas
- ⚫ Exportadas (ISDOC / XML)
5️⃣ Aprobación de facturas
Modelo básico pero funcional con historial.
- Contable: sube → revisa → guarda
- Manager: aprueba / rechaza
- Solo las aprobadas van a exportación y contabilidad
6️⃣ Exportación a contabilidad
Formatos claros y objetivos de sistemas contables.
- ISDOC
- XML
- Pohoda
- Abra
- Otros sistemas contables
- Tras la exportación: la factura pasa automáticamente a estado “exportado”
7️⃣ Pre‑contabilización y lógica contable (gran diferenciador)
El sistema recomienda pre‑contabilización y aprende del contable.
- Recomendaciones según proveedor, tipo de servicio e historial
- El contable puede aceptar / cambiar; el cambio = aprendizaje
- Ejemplo: empresa de software + “Rohlík” → alerta “probable gasto no deducible / sin IVA”
- Proveedor extranjero (USA / UE) → régimen de IVA correcto (reverse charge, etc.)
8️⃣ IVA – comportamiento inteligente
El sistema debe distinguir tipos y detectar incoherencias.
- Distinguir CZ / UE / tercer país / OSS
- Sugerir líneas de IVA correctas
- Advertir incoherencias: tipo de negocio × tipo de gasto
9️⃣ Móvil / app
El recibo desde el móvil debe entrar al sistema y verse de inmediato.
- Tomar foto del recibo y subirlo al sistema
- El contable continúa todo en la web
- Botón para seleccionar la empresa al subir
10️⃣ Percepción del precio (contexto)
El precio es secundario – decide el control y la fiabilidad.
- 5 CZK / factura es OK porque incluye pre‑contabilización
- Lo clave es fiabilidad, controlabilidad, flujo y exportaciones
🔑 Resumen en una frase
Invoico no debe ser “una IA que lee algo”, sino una herramienta contable que da control, recuerda el comportamiento, evita errores en líneas, mantiene orden y ahorra nervios.
Pipeline IA con validación automática y exportación a ERP
El sistema reconoce automáticamente los datos de las facturas (proveedor, importes, artículos, IVA) y los transfiere a sistemas contables como Pohoda, Money S3, Helios o ABRA Flexi. Elimina la transcripción manual, minimiza errores y acelera significativamente todo el proceso contable.
Funciones clave
Carga masiva
Cargue decenas de facturas a la vez. El sistema las procesa automáticamente y las prepara para verificación.
Múltiples entidades
Gestione la extracción de facturas para diferentes entidades en un solo sistema. Cada entidad tiene su propia configuración.
Transparencia de datos
Cada campo resalta el lugar exacto de la factura de donde se leyó el valor. Siempre sabe de dónde provienen los datos.
Desactivar líneas (en desarrollo)
Opción de desactivar la extracción de líneas globalmente o por proveedor. Extraer solo resúmenes de IVA y totales.
Flujo de estados
Las facturas pasan por estados claros: recién subidas, revisadas, esperando aprobación, aprobadas, exportadas.
Aprobación de facturas
El contable sube y revisa, el manager aprueba o rechaza. Solo las facturas aprobadas van a exportación.
Pre-contabilización (en desarrollo)
El sistema recomienda pre-contabilización según proveedor, tipo de servicio e historial. Aprende del comportamiento del contable.
Aplicación móvil
Fotografíe un recibo, súbalo y el contable lo ve inmediatamente en la web. Control más sencillo en movimiento.
¿Por qué usar nuestra herramienta?
Casos de uso
Empresas contables
Procesamiento de facturas para decenas de clientes con exportación automática a sus sistemas.
Departamentos financieros
Automatización del procesamiento de facturas recibidas y emitidas para cierres más rápidos.
Centros de servicios compartidos
Procesamiento centralizado de facturas para múltiples empresas o ubicaciones.
E-commerce
Procesamiento de alto volumen de facturas de proveedores de bienes y servicios.
Mayorista
Gestión de cientos de facturas de diferentes proveedores con diferentes formatos.
Empresas manufactureras
Procesamiento de facturas de materias primas, componentes y servicios con conversiones de unidades.
Integraciones
Sistemas contables
- Pohoda
- Money S3 / Money S5
- Helios
- ABRA Flexi
- SAP
- Exportación CSV/JSON para sistemas propios
Formatos de entrada
- Facturas PDF (recibidas y emitidas)
- Escaneos (incluso baja calidad)
- Fotos desde móvil
- Documentos de varias páginas
- Adjuntos de email
Opciones de salida
- Exportación directa a ERP/sistema contable
- Exportación CSV/JSON
- Integración API
- Notificaciones por email
- Archivo automático
Cómo funciona
Carga de factura
Cargue PDF, escaneo o foto de factura - el sistema reconoce automáticamente el formato.
Extracción IA
IA extrae todos los datos clave: proveedor, CIF, NIF, artículos, importes, IVA, fecha de vencimiento.
Validación
Verificación automática de matemáticas, CIF, NIF, duplicados, conversión EAN a códigos internos.
Verificación de doble panel
La interfaz clara muestra la factura original y los datos extraídos con resaltados de colores para revisión rápida.
Exportación a ERP
Tras la revisión, los datos se exportan automáticamente a su sistema contable.
Automatizando 500 facturas mensuales puede ahorrar anualmente
Resumen de implementación
| Módulo | Extracción de facturas |
| Implementación | 1-2 semanas |
| Requisitos de datos | Facturas de muestra de proveedores |
| Precio | Desde 4,5 CZK/página + implementación |
Proceso de implementación
Análisis de facturas - Mapeo de tipos y formatos de sus facturas
Configuración del sistema - Configuración de validaciones, conversiones EAN, exportación
Ajuste fino - Optimización para sus proveedores específicos (100% precisión)
Pruebas - Verificación de precisión en conjunto representativo de facturas
Integración con ERP - Conexión con su sistema contable
Lanzamiento - Procesamiento automático de facturas
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la precisión del reconocimiento de facturas?
Garantizamos 90% de precisión de extracción. Con ajuste fino para sus formatos específicos de facturas alcanzamos 99,5-100% de precisión.
¿Cuánto cuesta el procesamiento de facturas?
Desde 4,5 CZK/página + implementación según alcance. Con 500 facturas mensuales puede ahorrar hasta 200 000 CZK anuales en administración.
¿Cuánto dura la implementación?
Típicamente 1-2 semanas incluyendo integración con sistema contable y ajuste fino para sus formatos de facturas.
¿Soportan nuestro sistema contable?
Soportamos Pohoda, Money S3/S5, Helios, ABRA Flexi, SAP y otros vía exportación CSV/JSON o API.
¿El sistema maneja facturas mal escaneadas?
Sí, la IA maneja incluso escaneos de baja calidad y fotos desde móvil.
¿Cómo funciona la validación de datos?
El sistema verifica automáticamente CIF, NIF, cálculos matemáticos, IVA, duplicados y consistencia de datos.
¿Puedo revisar los datos antes de exportar?
Sí, la interfaz de doble panel permite revisión rápida y correcciones con resaltados de colores.
¿Qué pasa si tengo facturas en diferentes divisas?
El sistema soporta procesamiento multi-divisa (CZK, EUR, USD) con conversiones automáticas.
¿El sistema maneja la conversión de códigos EAN?
Sí, convierte automáticamente códigos EAN de productos a sus códigos internos.
¿Qué tan rápido es el procesamiento?
5 segundos por factura + tiempo de revisión. 500 facturas mensuales = aprox. 500 minutos incluyendo revisión.
¿Cuál es el retorno de inversión?
Típicamente 2-3 meses gracias al ahorro de miles de horas de trabajo y reducción de costes hasta 200 000 CZK anuales.
¿Qué exportaciones se admiten y qué ocurre después?
Admitimos exportaciones ISDOC y XML a Pohoda, Abra y otros sistemas contables. Tras la exportación, la factura pasa automáticamente al estado “exportado”.
¿Se puede desactivar la extracción de líneas?
Sí. Puede desactivar las líneas, extraer solo los resúmenes, configurarlo globalmente o por proveedor y activar líneas solo cuando haga falta.
¿Cómo funciona la aprobación de facturas?
El contable sube, revisa y guarda la factura. Un responsable aprueba o rechaza. Solo las facturas aprobadas van a exportación y contabilidad.
¿Recomiendan la precontabilización y gestionan el IVA?
Sí. Recomendamos precontabilización según proveedor, tipo de servicio e historial, y gestionamos regímenes de IVA (CZ/UE/tercer país/OSS).
¿Permiten capturar recibos desde el móvil?
Sí. Puede fotografiar el recibo y subirlo; el contable lo ve al instante en la web con selección de empresa.